第一，以概括叙述为主，一般不使用具体叙述
第二，以顺叙为主，讲求平铺直叙，注意事件的过程性特点，以符合人们的认识规律，能让读者尽快了解所叙内容
应用文的主要特征
（一）实 用 性
所谓实用性就是解决实际问题。记叙文是“以事感人”，议论文是“”，应用文则是“以实告人”。从广义上讲,一切文章都有实用性,包括文学作品。而应用文所体现的实用性是指一种更为直接的实用,就是要在现实的政治、经济、文化、军事等实际工作中起指导、联系的作用，它内容务实，对象具体，要求明确。叙述情况有一说一，阐述观点要言不繁，提出措施切实具体，做到联系实际，有的放矢。
（二）程 式 性
应用文在长期的使用过程中，经过人们的不断改进与完善，逐步形成了较为固定的、被人们所认可和接受的结构格式和。这种特色是与其他文体相比较而言的,是相对的, 不是一成不变的。写作格式，是指应用文的写作应遵守规定或约定的规范。处理程序，是指应用文要按规定的步骤进行处理。如合同须经要约、谈判、拟稿、公证等步骤。
（三）时 效 性
应用文是为了处理事务、交流信息、解决问题而写的，而事物又是在不断变化的，要充分发挥应用文的功能和作用，就必须在一定的时间内解决问题。在信息化、网络化广泛普及的今天，，效率就是生命。应用文的时效性主要表现在三方面：快写、快发、快办。有些应用是由发文日期来表示它的生效期限或正式执行的日期，有的应用文还明确规定了有效期限。
（四）简 明 性
应用文要求简洁明了、干净利落，不能模棱两可、含糊其辞。叙述直陈其中，明白晓畅；说明简单明了，要言不繁；议论画龙点睛，切中要害。尤其是指示、合同等，必须字斟句酌，标点符号也要准确无误。一定要避免滥用形容词和比拟夸张等修辞手法，添枝加叶、画蛇添足都是不可取的。
（五）逻 辑 性
在思维方法上更侧重，虽然在撰写过程中也有运用的过程，但从大多数文体上讲，是以具体的事件为中心，需要把观点陈述清楚，把前因后果交代清楚，把本质和现象分析清楚，所采用的是方法。例如：写请示，要讲清楚请求事项和请求批准的原因；写总结，则因应在具体的成绩和存在的问题的基础上，分析说明成绩取得和问题存在的原因。逻辑性体现在文章的结构上，要条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系；陈述的事项界限清晰，不交叉；内容前后讲究因果，材料能够证明观点。
一、应用写作的涵义及实用型文章的特征
人们通常把实用型文章的写作称为应用写作,而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的,是指为解决实际问题而撰写的各类文章,是在社会生活中有着特定的用途的文章.实用型文章一般被通称为应用文.
从总体上说,实用型文章在内容和形式方面体现出两大特征：一是从内容方面来看,实用型文章是为解决某个具体问题或处理某项具体工作而撰写的应用文,其内容同现实生活密切相关,是现实生活内容的反映；二是从形式方面来看,实用型文章大都有着固定的体式,带有一定的程式化特点.
具体地说,主旨、材料、结构、语言是一切文章的构成要素,实用型文章的特征就分别体现在这四个方面.
（一）主指单一、集中、明确
主指是文章的中心意思,是作者的意图、主张或看法在文章中的体现.单一、集中、明确是应用文主旨的特点,同时,也可以说是对应用文主旨的要求.
所谓单一,是说一篇文章只能有一个中心,只能围绕着一个主题把问题说清说透.
所谓集中,是说一篇应用文只能有一个中心,而这个中心应是全文的统帅.
所谓明确,是说文章的中心意思,作者的意图和主张是什么,要使读者一看便知.
（二）材料多样、真实、有力
材料是构成文章内容,形成、支撑并表达主旨的各种事实与理论.善于从材料出发,注意让材料说话,才能言之有据,言之有物,写出内容充实、丰富,有较强的说服力的文章.
从材料本身的形态来看,事实与理论是材料的两大类型.如果再作进一步划分,事实则有事件与情况、实物与现象等许多种,理论则有方针、政策、规定及概念、原理、学说等等.从材料的来源来看,有第一手材料和第二手材料之分.不同类型的材料往往要通过不同的途径获取,观察、实验和调查是在实践中获取事实材料的主要途径,是得到宝贵的第一手资料的重要渠道；查阅文献则能够集中获取理论材料,第二手材料主要由此或通过调查得到.
真实是实用型文章的生命,而材料的真实又是使文章具有真实性的首要条件.
有力是实用型文章的材料所应具备的另一个特点.有力首先是说材料要能为主旨所统率,而不是游离于主旨之外,或同主旨相悖；其次要求所用材料为主旨的表达所必需,而不是可有可无.
（三）结构合理、谨严、固定
简单地说,结构是文章的内容构造；安排结构,就是根据主旨表达的需要,合理地组织材料.
从根本上说,结构合理就是指结构的安排符合客观事物的构成和发展规律.
就其本质而言,实用型文章应该是一种逻辑构成,而逻辑构成则要讲求谨严性,而不能流于松散无序.
固定是实用型文章结构的一个重要的特点.在长期的写作实践中,各类实用型文章大都形成了统一的构成格式.
程式化是文艺创造所应力避的一种倾向,但却是应用写作所不能背离的规律.结构固定,格式规范,是各类实用型文章非常重要的一个特征.
（四）语言准确、简明、平易、庄重
语言是思想的外衣、信息的载体、交际的工具,离开语言,写作就无法进行.
实用型文章的语言准确除了是指用词造句恰当、贴切、得体之外,还有其特殊的含义.首先,专业术语和行业用语的大量使用,会增强应用文语言的准确性,或者说是应用文语言具有准确性的体现.专业术语和行业用语,是指用于特定的学科、专业领域或社会行业的意义确定的专门性词语.
任何文章的语言,都应当具有简明性.而在以高效、快速地传递信息为任务,所谓的语言简明,就是能用尽可能少的语言材料,把尽可能多的信息明明白白地传递给读者.
平易即平实自然、晓畅易懂.文章语言的平易首先表现在用语的直白上.
应用文特别是用于工作的应用文大都应当带有一种庄重的风格,而语言的庄重正是形成文章的庄重风格的最为重要的因素之一.
总之,主旨单一、集中、明确,材料多样、真实、有力,结构合理、谨严、固定,语言准确、简明、平易、庄重,是应用文所应具备的基本特征,也是对的基本要求.
二、提高实用型文章写作水平的主要途径
（一）要研究问题,把握情况
（二）要领会政策,熟悉规定
（三）要锤炼思维能力,加强语言修养
（四）要掌握规律,了解规定
（五）要善于借鉴,勤于实践
实用性强
应用文在内容上十分重视实用性。它是用来办事、解决实际问题的，具有很强的实用性。
真实性强
“真实”是文章的生命，一切文章都要求具有真实性。对于这一点，各类文章要求不同。它反映的情况、问题，叙述的事实是客观存在的，发布、传达上级指示精神是确有的，不能经过任何艺术加工。
针对性强
它根据不同的领域、不同的具体业务、不同的行文目的，选用不同的文种。
时效性强
应用文在传递信息、解决实际问题方面取得好的效果，必须注意时间、效率，讲究时效性。一般来说，应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题，尽快的传递相关信息，因此时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，使信息失败，就会失去其实用价值。
格式化比较固定
应用文有其惯用的外观体式和主体风格。有不少体式是社会长期约定俗成的，也有一些体式由国家统一规定，如公文。还有一些应用文格式比较简单。不论体式如何，都是为了提高办事效率，更好地发挥它的工具作用。
